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OA系統打造高端設備制造行業的精細采購

2018-08-08 08:59:00
  高端設備制造行業在采購環節的精細化管理聚焦于三大關鍵點:一是采購業務與ERP系統和財務系統的無縫銜接,二是對生產所需的成品、半成品和原材料各項技術參數與產品質量的嚴格管控,三是生產部門、財務部門與采購部門等采購相關部門的協同聯動。
用OA系統打造高端設備制造行業的精細化采購管理
  華天動力協同OA系統服務過眾多知名高端設備制造企業,積累了豐富的高端設備制造行業的采購管理經驗,用OA系統打造全流程的精細化采購管理平臺,從采購需求發起、預算與立項審批,到選擇供應商、簽訂采購合同,再到下單訂貨,付款,直至驗收入庫,形成了對大中型組織采購業務的全流程閉環管理,如下精細化采購管理架構圖,
用OA系統打造高端設備制造行業的精細化采購管理
  行業案例——FEV

  FEV是一家國際知名的動力系統及汽車工程公司,為全球運輸工業提供服務。FEV技術中心及其豐富經驗的工程師遍及三個洲。在北美的技術中心Auburn Hills, MI.擁有450多人的技術團隊。FEV提供為全球客戶提供變速箱開發,為先進內燃機、柴油機、新能源汽車傳動系統提供整車集成。FEV的測試部門可為全球提供先進的測試艙,測試工具以及測試設備。

  FEV希望通過OA系統實現公司采購業務的全過程精細化管理。
用OA系統打造高端設備制造行業的精細化采購管理
  FEV用OA系統打造全過程采購管理的亮點

  華天動力協同OA系統根據FEV采購業務環節的實際情況和需求,以OA系統平臺為基礎,打造了一個集預算審批,采購申請,合同審批,物資驗收,付款申請于一體的全過程采購管理平臺。

  采購預算審批

  適用于不同崗位職級的預算審批流程

  FEV運用華天動力協同OA系統構建了一個可以分別適用于項目經理和部門經理級別以上管理人員的采購預算審批流程,
用OA系統打造高端設備制造行業的精細化采購管理
  如上圖,由項目經理發起預算申請,分別經由部門經理和總經理審批通過后,對于金額低于5萬元的預算申請,由副董事長或董事長其中一人審批即可,而對于大于5萬元的預算申請,則需要副董事長和董事長兩人共同審批。
用OA系統打造高端設備制造行業的精細化采購管理
  根據不同的預算申請場景,FEV的采購管理系統可以同時支持不同崗位級別的人員發起預算申請,如上圖,就是由部門經理直接發起的預算審批流程。

  基于LOI的內部預算審批表

  FEV作為全球知名的動力系統及汽車工程公司,在中國設有多個分支機構,通過華天動力協同OA系統構建的采購管理系統,把各個分支機構的采購預算匯總到一個平臺統一管理,如下圖所示,同一個預算審批單,FEV中國總部、上海、北京等其他分支機構都可以使用,
用OA系統打造高端設備制造行業的精細化采購管理
  在上面這張預算審批表上,顯示了預算需求部門、項目基本信息和領導簽字等,可以手動填寫或自動關聯諸如項目名稱、報價單、項目經理、合同金額等信息,還可以同時上傳與該預算申請相關多個項目附件,各級領導可以在簽字欄填寫意見和自動簽名。

  采購申請

  可以自動匹配審批人的采購申請流程

  采購源于需求,FEV的測試部門負責為全球提供先進的測試艙,測試工具以及測試設備,FEV的測試部門需要采購大量用于高端設備性能測試的零部件,如下圖所示,借助于OA系統構建了一個各部門高度協同的采購申請審批流程。
用OA系統打造高端設備制造行業的精細化采購管理

  測試工程師針對測試項目所需物料情況發起采購申請,由庫管對相應采購物料的庫存進行核對,核對通過后,系統會根據采購申請單上的Cost Code(如下圖:采購申請單)自己尋找本次采購物料所屬的項目經理或是部門經理,如果是預算內的采購申請,項目經理或是部門經理審批通過后即可完成本次申請流程;如果是預算外的申請,則與預算申請流程類似,需要先后分別由總經理和董事長審批。

  多表單數據關聯的采購申請單

  基于華天動力協同OA系統特有的“數據視圖”技術,FEV采購申請單上的多項數據均可由關聯數據自動寫入,比如在下面的采購申請單里,
用OA系統打造高端設備制造行業的精細化采購管理
  測試工程師在“Cost Code”欄里輸入數據后,與此采購申請單相對應的FEV的分支機構和具體采購需求部門會直接寫入表單。

  采購合同審批

  與預算系統相關聯的采購合同審批流程

  同其它全球知名的高端設備制造廠商一樣,FEV也同樣擁有一支專業的采購團隊,當預算與采購申請通過后,相關的表單/資料就會傳遞給FEV的采購部門,如下圖所示,
用OA系統打造高端設備制造行業的精細化采購管理
  采購人員根據采購預算與采購申請的相關資料,發起采購合同審批流程,首先需要申請采購的工程師進行確認,然后逐級流轉至項目經理/部門經理、采購經理進行確認審批,最后再交由總經理審批和董事長進行審批。
特別地,當采購人員提交申請后,該項目所對應的預算隨即凍結,當審批流程完成后,OA系統會自動對相關預算進行扣減。

  可直接查看預算使用情況的采購合同審批單

  為最大限度地方便領導在審批采購合同時能夠同時查看與之相關的關鍵信息,比如在采購合同審批單上,如下圖所示,
用OA系統打造高端設備制造行業的精細化采購管理
  領導可以直接查看該采購合同所對應的具體采購需求,此合同項下的采購標的金額是否在預算內,以及與此合同相關的附件資料。

  物資驗收

  物資到貨后,伴隨著線下各個相關部門對物資的實際驗收與確認過程,在OA系統里對到貨物資進行確認的信息流也開始在相關人員間進行流轉,如下圖,
用OA系統打造高端設備制造行業的精細化采購管理
  在分別由庫管、采購人員、項目經理對到貨物資進行驗收確認后,最終物資驗收單(如下圖:物資驗收單)流轉至庫管,由庫管辦理入庫。

  可以按需增減明細表的物資驗收單

  區別于傳統的驗收單,在FEV的物資驗收單里,不僅可以關聯采購需求的發起部門、對應的采購合同,如下圖,
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  還可以根據到貨批次的實際情況,增加物資明細表的條目信息,并可以增加送貨單附件。

  申請付款

  可以附加“優先付款計劃”的付款審批流程

  經過前期的預算審批,采購申請,合同審批和物資驗收,FEV物資采購的核心業務流程隨即進入付款審批環節,如下圖,
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  由采購人員發起付款申請,分別經由采購申請工程師、庫管驗收和項目經理確認,特別地,在采購經理審批環節,采購經理可以附加該筆付款申請的優先級,如下圖所示,
用OA系統打造高端設備制造行業的精細化采購管理
  采購經理可以分別設置當天付款、兩日內付款,高、中、低優先級。

  可以查看付款歷史的付款申請單

  如下FEV的付款申請單,除了華天動力協同OA系統中常見的數據關聯信息,比如采購合同信息與到貨物資的具體驗收信息,
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  特別地,領導在審批付款申請時,可以在FEV的付款申請單上直接查看該采購項目項下的未付款金額與歷史付款記錄。

  案例小結:

  FEV通過預算審批流程、采購申請流程、合同審批流程、物資驗收流程和付款申請流程五大核心流程構建了FEV完整的物資采購管理系統,整合了從需求發起部門比如FEV的測試部門、采購部門、庫管人員、項目經理,甚至總經理和董事長的協同審批,而“預算申請單、采購申請單、合同審批單、驗收確認單和付款申請單則分別承載了這五大核心流程的業務數據與操作行為數據,具體如下圖所示。
用OA系統打造高端設備制造行業的精細化采購管理
  OA系統里的“數據視圖”

  非常關鍵地,華天動力協同OA系統可以將FEV上述五大核心采購業務流程中產生的所有數據都生成其特有的“數據視圖”,比如FEV的管理層需要分別按編碼、區域和部門查看費用預算的使用情況,系統就會生成下面3張表格,
用OA系統打造高端設備制造行業的精細化采購管理
用OA系統打造高端設備制造行業的精細化采購管理
用OA系統打造高端設備制造行業的精細化采購管理
  從上表中我們可以清楚地看到在某一個統計周期內的具體數據,具體包括項目編號、項目名稱、項目經理,總預算以及可用預算等。
用OA系統打造高端設備制造行業的精細化采購管理
  從上面的圖表中,FEV的管理人員可以直觀地了解各個項目的采購、費用與預算使用情況,并據此做出科學決策。

  綜上,通過華天動力協同OA系統對高端設備制造業的采購業務進行全流程精細化管理,既可以彌補傳統ERP對業務流程、各個審批節點崗位權責上的功能缺失,又可以通過從需求申請、預算立項審批、供應商選擇、簽約付款以及驗收的業務閉環管理,最大限度地提高了采購流程各個關鍵環節的透明度,讓組織內部與外部各個相關方的決策和行為都有據可循。由此可見,高端設備制造行業對于采購業務的精細化管理,皆源于此。

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