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[賽迪網]不做夾生飯,規避OA系統選型風險

2015-12-25 17:57:27
      OA辦公系統的選型,是一個看似簡單,實則不簡單的工作。說簡單,是因為OA辦公系統不像ERP那么復雜,投入沒有那么高,風險沒有那么大;說不簡單,是因為OA辦公系統同質化嚴重,概念掩蓋技術,而企業自身的需求往往又不夠清晰。

      于是,很多企業在選擇OA辦公系統的時候都比較茫然,甚至盲目,結果是憑感覺做決定,而在實施和使用中才發現,系統這也不行,那也不行,根本滿足不了自己的實際需要。做二次開發的成本太高,不做又用不下去,結果就做成了一鍋夾生飯。筆者根據很多企業在OA辦公系統選型的存在的問題,總結了OA辦公系統選型三宗罪,為廣大選型者提個醒: 

      1、理念越強越好 

      OA辦公系統的歷史已有20余年,主導產品發展的管理理念也經歷了非常大的變化。如今,無論是金和的“精確管理”,藍凌的“知識管理”,還是華天動力的“智慧協同”等理念,都已經被各自廠商發展得非常的成熟和完善。但是一個非常突出的問題是:個別企業過分渲染管理理念,而忽視產品功能的建設,造成的結果就是產品功能和管理理念之間嚴重脫節,名不符實。看理念強大無比,用起來卻舉步維艱,根本不是那么回事,這就是知和行之間的巨大差異,理念和實踐之間的巨大差異。

      作為一種管理軟件,OA辦公系統確實應該以管理理念為指導,為企業帶來新鮮的管理方法。但它又只是一個管理工具,指望通過一個OA辦公系統來實現那些完美的管理理念,是非常不現實的。只有產品落地,才能讓理念落地,給企業創造價值。所以,與其被漂亮的理念吸引,不如重點關注軟件本身的技術和功能,用來完善你企業內既有的管理理念和制度。如果你遇到一個企業的營銷人員對你滿口理念,卻絕口不提產品;或者只演示PPT,不演示軟件實際運行,那么就一定要小心了。 

      2、 價格越低越好 
 
      由于OA辦公系統的門檻較低,所以很多的軟件企業都有自己的OA產品,而價格也千差萬別,從幾千元到幾十萬元不等。這給很多選型者造成了困惑,為什么人家只賣幾千塊,而你要幾萬塊呢?

      其實,任何產品的買賣都有一個真理:一分錢一分貨。OA辦公系統的門檻雖然低,但要做好卻非常難。超便宜的OA系統是某個人、幾個人在很短時間內模仿其他OA軟件開發出來的,或者是破解其他OA系統后改造而成的;而主流的OA系統,則是上百人的研發團隊十余年持續開發的結晶,這兩種產品的穩定性、完善性,根本不可同日而語,沒有絲毫可比性。

      在這里,筆者非常認可華天動力OA辦公系統的市場部經理馬先生經常說到的一個觀點:作為企業級應用的產品,選型者不應該只是看到OA辦公系統的購買價格,而應該考慮其綜合成本。而綜合成本包含了購買成本、實施成本、使用成本、服務成本、升級成本等一系列成本,這里面有大量的隱含成本。也許你的購買成本低,但綜合成本卻很可能非常高,所以片面的關注某一項成本,必然會造成因小失大的后果。 

      3、功能越全越好 

      OA辦公系統定位于企業的組織行為管理,但其應用邊際非常模糊,為了滿足購買者大而全的心理需要,也為了不在競爭中落后于對手,OA廠家都將自己的產品做得越來越大,越來越雜,包括資產管理、人力資源管理、客戶管理、財務管理、進銷存管理、項目管理、后勤管理、合同管理等等一系列功能模塊。但OA辦公系統的核心應用其實還是工作流管理,這也是OA辦公系統的最大價值所在。

      在這方面,以工作流管理專家著稱的華天動力顯得非常務實,他將工作流管理的功能做到極致,在此基礎上兼顧其他功能模塊的開發,為用戶提供了非常實用的協同辦公平臺。繁多的功能模塊讓很多OA系統看起來很唬人,但這些功能往往很粗糙。或者只是通過工作流來設置了幾個業務流程,或者只搭建了最基本的管理功能,根本無法實現完備的業務管理。

      試想,如果OA系統里面的項目管理、人力資源、客戶管理等做得很完備了,還要那些獨立的管理軟件做什么?所以,如果你只是想實現一些很簡單的管理,暫時使用一段時間,那么可以關注下這些功能模塊。

      反之,就要時刻牢記自己的核心需求,明白自己真正想要的是什么,是一堆漂亮花瓶一樣的功能模塊,還是切實把系統用起來。所以選型者不要被那些五花八門的功能喧賓奪主,耽誤了自己的正事。 

     總而言之:理性、務實,永遠是選好OA辦公系統的第一法則。 
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